Was macht eigentlich Ihr E-Mail-Management...?
BIS ZU 80 % DER GESAMTEN KOMMUNIKATION ERFOLGT HEUTE PER E-MAIL.
Das Gesamtaufkommen der eingehenden E-Mail-Nachrichten für Produktanfragen, Service- und Supportleistungen, Preis- und Angebotsanfragen, Informationen von Kunden, Lieferanten, Kooperationspartnern, Bewerbern und anderen steigt kontinuierlich.
Wie gewährleisten Sie, dass alle E-Mails ohne Zeitverzögerung den richtigen Empfänger in Ihrer Organisation erreichen ?
PROBLEM
Die wichtigste Voraussetzung, um die zahlreichen E-Mail-Nachrichten überhaupt zu bearbeiten, ist vor allem zunächst die Information selbst, dass eine neue E-Mail eingegangen ist. Eigentlich eine einfache Information, deren Bereitstellung in vielen Organisationen jedoch einen erheblichen personellen und technischen Aufwand verursacht.
- An wen wurde die E-Mail überhaupt gesendet...? An den Zuständigen...?
- Wer beantwortet die E-Mail-Anfrage, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht anwesend ist...?
- Wie wird dieser Kommunikationsablauf dokumentiert...? Und von wem...?
- Welcher Mitarbeiter hat sonst noch Kenntnis von der eingegangenen E-Mail...?
VERWENDUNG ALLGEMEINER E-MAIL-ADRESSEN
Erheblich aufwendiger ist der Ablauf bei der Kommunikation mit allgemeinen E-Mail-Adressen (info@..., service@... und andere). Hier wird oft das Postfach - d.h. die persönliche E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters - verwendet, der alle E-Mails empfängt, die an diese allgemeinen E-Mail-Adressen gesendet wurden.
BESONDERES PROBLEM: ALLGEMEINE E-MAIL-ADRESSEN
Bei der Verwendung allgemeiner E-Mail-Adressen (info@..., service@...) - die einfach in das Postfach eines Mitarbeiter weitergeleitet werden - entsteht ein erheblicher Mehraufwand durch die permanent notwendige Kontrolle, die Anwesenheitsprüfungen der Mitarbeiter inkl. Vertreterregelung und die häufig wechselnden Voreinstellungen, die von dem E-Mail-Provider oder einem Administrator für die E-Mail-Weiterleitungen durchgeführt werden müssen.
Beispiele:
- Der entsprechende Mitarbeiter ist kurzzeitig nicht im Haus (Pause, kurzfristiger Termin, plötzliche Erkrankung o.ä.).
Folge: Die E-Mail-Anfrage wird nicht rechtzeitig beantwortet.
- Der entsprechende Mitarbeiter ist längerfristig nicht im Haus.
Folge: Ein Vertreter muss die E-Mail-Anfragen bearbeiten (ausreichende Kenntnisse vorhanden...? Wer vertritt den Vertreter...?).
Folge: Zusätzlich muss die Voreinstellung der E-Mail-Weiterleitung geändert werden (zusätzlicher administrativer Aufwand).
- Die E-Mail-Anfragen werden - abhängig vom jeweiligen Thema der Anfrage - intern an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Folge: Das Original der E-Mail-Anfrage geht verloren (das Original ist übrigens gesetzlich erforderlich).
- Sie sind gesetzlich verpflichtet, auch die elektronische Kommunikation zu dokumentieren.
Folge: Die Originale der E-Mail-Anfragen sind in mehreren E-Mail-Datenbanken verschiedener Mitarbeiter gespeichert, eine konsistente Dokumentation oder Datensicherung ist nicht möglich.
DIE LÖSUNG
Die auf Lotus Notes basierende Datenbank Mail-Depot empfängt E-Mails, die an beliebige allgemeine E-Mail-Adressen (info@..., service@...) in Ihrer Organisation gesendet wurden, speichert sie dauerhaft und unveränderbar im Originalzustand in einer zentralen Datenbank und leitet eine entsprechende Eingangsinformation automatisch an beliebige (einstellbare) Empfänger weiter. Unerwünschte E-Mails können zusätzlich über verschiedene Blacklist-Regeln automatisch verarbeitet werden.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Intuitive, einfach zu bedienende Datenbank
- Bedienkomfort, Übersichtlichkeit und Transparenz
- Strukturierte Darstellung aller Informationen
- Automatische Benutzerinformation, keine individuelle Aktion notwendig
- Konsistente Speicherung aller E-Mails im Originalzustand
- Blacklist-Filter für unerwünschte E-Mails
- Einfache und zentrale Konfiguration
- Individuelle Anpassungen und Erweiterungen möglich
- Investitionssicherheit
- Kostensenkung für Sie - besserer Service für Ihre Kunden !
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